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  • Mapeo y Automatización de Procesos

    Registre todos los procesos que involucran la ejecución de tareas, digitalice las operaciones y mejore el trabajo de todos.

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Mapeo y Automatización de Procesos

Servicios y consultoría de soluciones en mapeo basados en la Plataforma de Procesos Empresariales (BPMN) centrada en la Transformación Digital, optimizando la ejecución de tareas y permitiendo una rápida implementación de políticas de cumplimiento y calidad.

El trabajo de mapeo de procesos utiliza la metodología de modelado de procesos de negocios (BPMN, por sus siglas en inglés) para registrar todas las etapas necesarias para completar una tarea. De esta manera, es posible comprender cómo está estructurada la organización, identificar cuellos de botella e implementar mejoras en los procedimientos de trabajo.

Ikhon es especialista en llevar a cabo el mapeo y la automatización de procesos para organizaciones tanto públicas como privadas. Analizamos todos los aspectos legales y regulatorios para la creación de flujos de trabajo y contamos con una plataforma flexible que permite a los clientes ajustar y crear nuevas rutinas de manera autónoma. Ofrecemos un trabajo de calidad que tiene múltiples impactos positivos en la operación.

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BENEFICIOS

Ventajas del servicio de mapeo y automatización de procesos

Vea algunos de los beneficios que la implementación de este servicio puede brindar a las empresas

  • Comprensión y análisis de las tareas

    El mapeo estudia en profundidad el modus operandi de todas las tareas realizadas en la organización, lo que proporciona una comprensión de cómo se crean las tareas y abre espacio para la implementación de mejoras.

  • Ayuda en la toma de decisiones

    La automatización de procesos acelera la finalización de tareas y proporciona métricas que antes eran desconocidas para la gerencia. De esta manera, es posible utilizar estos datos como apoyo para la toma de decisiones.

  • Estandarización del trabajo

    Dado que la mayoría de las etapas que involucran un proceso se automatizan, la ejecución de una tarea se uniforma en toda la empresa. De esta manera, se evitan problemas como la pérdida de historiales y la falta de información.

  • Comunicación más fluida

    Con los procesos estandarizados, las áreas involucradas tienen una comprensión más clara del estado de cada tarea y pueden contactar a otros departamentos para aclarar dudas o solicitar ayuda con una comprensión más clara de lo que debe hacerse.

  • Transparencia en las actividades

    La unificación de procesos proporciona acceso a datos de rendimiento de cada departamento de principio a fin. De esta manera, las responsabilidades de cada solicitud se dividen de manera visible para todos, así como la identificación de ajustes que deben realizarse.

  • Optimización del tiempo

    La automatización de tareas tiene un impacto significativo en el tiempo necesario para completar una acción, que puede pasar de horas (o días) a minutos. Esto libera a los empleados para dedicarse a actividades más estratégicas y de mayor impacto para la organización.

  • Plataforma en línea

    Las tareas mapeadas se automatizan en un sistema web. Además de aumentar la movilidad de los empleados, que pueden acceder al estado de una solicitud más fácilmente, esta concentración optimiza el trabajo y reduce los costos.

  • Seguridad de la información

    Con funciones como el control de acceso y el historial de visualizaciones, la digitalización de la gestión de solicitudes en una plataforma web refuerza la protección de los datos almacenados en documentos.

  • Cumplimiento

    El cumplimiento de las leyes de privacidad de datos y las normas de gestión de archivos se tiene en cuenta durante el mapeo de procesos. Esto garantiza que, cuando se digitalizan, todos los flujos de trabajo sean auditables y verificables.

VENTAJAS

Beneficios de realizar el servicio de mapeo y automatización de procesos con Ikhon

  • Plataforma moderna y flexible para la Gestión Electrónica de Documentos

    Plataforma moderna y flexible para la Gestión Electrónica de Documentos

    Próton es nuestro sistema especializado en gestión archivística de documentos. Fue desarrollado para cumplir con la legislación vigente y se adapta a las necesidades de cada institución, facilitando el control de todo el flujo documental y las demandas realizadas.

  • Referencia técnica

    Referencia técnica

    Llevamos más de 20 años trabajando en el sector de gestión documental, con un equipo de archivos especializado en la producción de instrumentos archivísticos para organismos públicos y empresas privadas de diferentes sectores.

  • Producción archivística personalizada

    Producción archivística personalizada

    Nuestro equipo realiza un trabajo de inmersión en el cliente, comprendiendo tanto su entidad legal como las negociaciones que existen en el lugar, adaptando el mapeo de procesos para que se ajuste a la realidad del lugar y se utilice de hecho.

  • Uso de metodologías internacionales

    Uso de metodologías internacionales

    Además de cumplir con las normativas del Conarq y las agencias reguladoras, también adoptamos estándares de clasificación creados por normas internacionales, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Portal de Servicios

    Portal de Servicios

    Creación de un portal web para unificar la búsqueda de información y la consulta de documentos. Esto con acceso a paneles de análisis que presentan datos sobre el uso del entorno.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre el servicio de mapeo y automatización de procesos

  • ¿Qué es el mapeo y la automatización de procesos?

    El mapeo de procesos de negocios analiza toda la cadena de entregas y aprobaciones necesaria para la ejecución de un producto o servicio. A partir de este estudio, se crea un diagrama que utiliza íconos para representar visualmente el flujo operativo y cómo diferentes áreas contribuyen a la entrega de un producto específico.

    La automatización de procesos utiliza los datos generados por el mapeo y analiza cómo digitalizar todos los procesos y adaptarlos a una plataforma en línea.

  • ¿Cómo ayudan estos procesos a que las empresas sean más competitivas?

    Ambos servicios ofrecen ventajas complementarias, como:

    • Apoyo en la toma de decisiones.
    • Visión 360° de los flujos de trabajo.
    • Optimización del tiempo.
    • Estandarización de tareas.
    • Seguridad de datos.
    • Transparencia para acciones de cumplimiento.

  • ¿Cómo se implementan los servicios de mapeo y automatización de datos en una organización?

    El primer paso es el mapeo, que identifica cómo se realizan los procesos en la empresa y crea un diagrama para representar visualmente cada etapa de cada entrega producida por la organización.

    Después de este entendimiento, se inicia el trabajo de automatización, en el que se digitalizan todos los procesos y se añaden a una plataforma web que concentrará toda la gestión de flujos de trabajo, historiales, seguridad de datos, historial de información, etc.

  • ¿Por qué elegir a Ikhon como socio para la implementación de los servicios de mapeo y automatización de procesos?

    Los servicios de mapeo y automatización de procesos pueden utilizarse como herramientas estratégicas para la gestión documental, contribuyendo desde el estudio de producción archivística hasta la identificación del camino que el archivo sigue dentro de la organización.

    Además de esta claridad operativa, la aplicación de estas dos técnicas ofrece otros beneficios, como la reducción de fallos en la tramitación de documentos y problemas de acumulación o manejo incorrecto de archivos, lo que compromete la calidad del trabajo. Por lo tanto, integrar ambos servicios ofrece ventajas comerciales y estratégicas para una organización.

    Con más de 20 años de experiencia en este sector, Ikhon acumula una sólida experiencia en la adaptación de procesos documentales de organizaciones públicas y privadas de diferentes tamaños, entregando una plataforma web con flujos de trabajo basados en metodologías utilizadas a nivel internacional y adaptadas a la realidad de la marca del cliente. De esta manera, generamos resultados positivos y sostenibles en todas las áreas impactadas por este trabajo.

¿Preguntas?

Nuestro equipo especializado está listo para responder todas sus preguntas sobre el servicio de Mapeo y Automatización de Procesos y ayudarlo a comprender cómo la contratación puede traer beneficios tangibles a su organización.

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