Preguntas y respuestas sobre los servicios de producción de instrumentos archivísticos

• ¿Qué es la producción de instrumentos archivísticos?

  La producción de instrumentos archivísticos son materiales producidos de forma personalizada que, cuando están listos, ayudan en la ejecución de una gestión documental más eficiente, auxiliando tanto en la preservación de la memoria de la institución (pública o privada) como en la eliminación segura de documentos.

   

• ¿Cuáles son los materiales generados por la producción de instrumentos archivísticos?

  Los principales documentos creados a partir de este trabajo son el plan de clasificación y la tabla de temporalidad.

  El plan de clasificación tiene en cuenta todo el historial y las necesidades de la institución para, basándose en esta información, crear un estándar de categorización jerárquica de todo el acervo de la organización, reuniéndolos según su departamento y finalidad y estimulando un orden de organización.

  La tabla de temporalidad respeta los estándares nacionales e internacionales de gestión documental para administrar la validez de cada documento, detallando qué tipos de materiales pueden ser eliminados (y a partir de qué ventana de tiempo) y cuáles necesitan ser guardados permanentemente.

  Soluciones adicionales

  Además del plan de clasificación y la tabla de temporalidad, pueden generarse otros productos o servicios orientados a mejorar la gestión documental. Algunos ejemplos son:

  • Diagnóstico archivístico y de la información: trabajo realizado antes de la producción del plan de clasificación y la tabla de temporalidad para identificar el panorama completo de la gestión documental de una empresa o institución.
  • Desarrollo de procesos de gestión documental: dirigido a empresas que ya poseen el plan de clasificación y la tabla de temporalidad, pero que no saben cómo utilizar los instrumentos. Este servicio capacita a los colaboradores para utilizar el trabajo de gestión documental ya realizado y darle continuidad.
  • Manuales técnicos de gestión documental: guías producidas para resolver una necesidad específica de la empresa. Algunos ejemplos: manual para el tratamiento de acervos, manual para la higienización de documentos, manual para la redacción oficial de la clasificación de documentos, etc.
  • Política de gestión documental: establece definiciones, orientaciones y estándares corporativos para todos los procesos relacionados con la información física y digital de naturaleza archivística. Es decir, todas aquellas producidas o recibidas en función del desempeño de funciones institucionales formales y que deben mantenerse como prueba en la institución.

• ¿Cuáles son los problemas que resuelve la producción de instrumentos archivísticos?

  Los materiales generados por la producción de documentos archivísticos permiten a las empresas y organismos gubernamentales organizar sus acervos de acuerdo con diversas directrices y leyes: política archivística nacional, LAI (ley de acceso a la información) y Ley General de Protección de Datos (LGPD).

  Además de los puntos anteriores, la creación de procesos archivísticos es una práctica cada vez más común en el mercado. Implementarla en su organización aumenta la competitividad del negocio y simplifica el trabajo interno.

• ¿Cuáles son los diferenciales del servicio de producción de instrumentos archivísticos ofrecido por Ikhon?

  Nuestro equipo está especializado en la producción de documentos archivísticos, que desarrolla los materiales que guiarán este proceso en función de la personalidad jurídica de cada empresa o institución y de las necesidades de ese negocio.

  Siempre utilizando como base las leyes y regulaciones nacionales e internacionales que rigen la gestión documental del sector de la empresa o institución, garantizando que nuestro trabajo tenga como resultado un modelo de verificación de conformidad. Lo cual es muy importante en procesos como auditorías.

  Finalmente, registramos y detallamos todo el proceso para la creación de instrumentos archivísticos, de modo que el cliente entienda todo el proceso técnico que respalda nuestra oferta y conozca integralmente la solución que vendemos.

• ¿Cómo funciona la creación de documentos archivísticos en las empresas?

  El trabajo base de la producción de documentos archivísticos implica el plan de clasificación de la información y la tabla de temporalidad de documentos.

  También se recomienda contratar el servicio de diagnóstico archivístico de la información, que sería la etapa inicial para la creación del instrumento de clasificación y la tabla de temporalidad.

  Dependiendo de la personalidad jurídica de la compañía, otros productos pueden ser agregados al plan estructurante.

• ¿Cómo la producción de instrumentos puede integrarse con otros softwares?

  Nuestro equipo realiza el mapeo de los procesos que involucran la gestión documental, entendiendo toda la información necesaria para realizar una tarea y creando toda la estructura digital necesaria para la consulta en línea del material.

  Después de esta fase, el trabajo puede ser transportado a un software de terceros o implementado en nuestra solución propietaria, que proporciona más flexibilidad y permite la automatización de tareas.

• ¿Cuánto tiempo lleva finalizar todo el proceso de gestión documental?

  La publicación de los instrumentos archivísticos de la información por parte del equipo de especialistas de Ikhon ocurre de forma escalonada.

  Nuestro equipo busca finalizar el plan de clasificación de la información de acuerdo con la necesidad del cliente, en paralelo con el mapeo y modelado de los servicios cuando estos ítems son contratados.