Preguntas y respuestas sobre los servicios de Gestión Documental

• ¿Qué es la Gestión Documental?

  La gestión documental comprende un conjunto de procesos técnicos que organizan la producción, uso, custodia y archivo de documentos producidos y recibidos por una institución pública o privada.

  Además de estructurar y simplificar la búsqueda de archivos, la gestión documental también se encarga de identificar y clasificar los diferentes tipos de documentos producidos, establecer el ciclo de validez de cada archivo y garantizar que su custodia o eliminación se realice de acuerdo con las mejores prácticas del mercado.

• ¿Qué materiales genera la gestión documental?

  El plan de clasificación de la información y la tabla de temporalidad son los instrumentos de clasificación de la información que componen la base de la gestión documental.

  El plan de clasificación identifica la fuente de cada documento y proporciona instrucciones claras sobre aspectos como:

  • Plazo de custodia.
  • Procedimientos para organizar el acervo.
  • Instrucciones sobre la custodia de cada documento, entre otros.

  La tabla de temporalidad informa sobre los plazos y condiciones de custodia de los documentos, detallando qué hacer en casos de transferencia, retiro, custodia o eliminación de un archivo.

  Otras Soluciones:

  Diagnóstico archivístico e informativo: un trabajo realizado antes de la producción del plan de clasificación y la tabla de temporalidad para identificar el panorama completo de la gestión documental de una empresa o institución.

  Desarrollo de los procesos de gestión documental: diseñado para empresas que ya tienen el plan de clasificación y la tabla de temporalidad, pero que no saben cómo utilizar los instrumentos. Este servicio capacita a los empleados para utilizar el trabajo de gestión documental ya realizado y darle continuidad.

  Manuales técnicos de gestión documental: guías producidas para abordar una necesidad específica de la empresa. Algunos ejemplos son: manuales para el tratamiento de archivos, manuales para la higienización de documentos, manuales para la redacción oficial de la clasificación de documentos, etc.

• ¿Es necesario contratar todos estos servicios juntos o se pueden adquirir por separado?

  Cada uno de estos servicios se puede contratar de forma independiente.

• ¿Qué problemas resuelve la gestión documental?

  El conjunto de procedimientos utilizados en la gestión documental permite a las empresas y organismos gubernamentales organizar sus archivos de acuerdo con la ley, especialmente en cumplimiento con la Ley General de Protección de Datos (LGPD).

  El trabajo de gestión documental también ayuda a las organizaciones a optimizar los procesos internos, facilitando la búsqueda de información y simplificando el trabajo de las áreas de calidad, archivística y tecnología.

  Además de los puntos anteriores, la creación de procesos archivísticos es una práctica cada vez más común en el mercado. Implementarla en su organización aumenta la competitividad del negocio.

• ¿Cómo contribuye la gestión documental a la Ley General Brasileña de Protección de Datos - LGPD?

  La gestión documental colabora con la Ley General de Protección de Datos en las siguientes situaciones:

  • En la producción del plan de clasificación de la información, que ya tiene en cuenta los requisitos de la ley para determinar quién puede acceder a la información personal registrada en los documentos.
  • En el mapeo de datos realizado en la digitalización de un proceso que involucra documentos físicos. En esta etapa, la empresa estudia el comportamiento del proceso y determina qué datos son realmente necesarios para llevar a cabo el proceso, evitando la recopilación innecesaria de información personal.

• ¿Cuáles son las ventajas del servicio de gestión documental ofrecido por Ikhon?

  El servicio de gestión documental de Ikhon aborda a los clientes de manera personalizada, realizando un diagnóstico técnico para comprender las necesidades del departamento y crear procesos de acuerdo con la personalidad jurídica y las características de la empresa.

  Otro diferencial es que nuestro trabajo cumple con estándares internacionales de calidad en la gestión documental. Seguimos las normativas de ISO 15489 e ISO 30300, lo que proporciona un modelo de verificación de cumplimiento que facilita auditorías futuras.

• ¿Cómo se implementa la gestión documental en las empresas?

  El trabajo base de gestión documental involucra el proceso de diagnóstico archivístico de la información y, después de esta etapa, la elaboración del plan de clasificación de la información y la tabla de temporalidad de documentos. Dependiendo de la personalidad jurídica de la empresa, se pueden agregar otros productos al plan estructurante.

  Después de esta etapa, también se pueden producir materiales que enriquezcan el trabajo de la gestión documental, como manuales técnicos, o realizar capacitaciones para transmitir al equipo las principales buenas prácticas de gestión de documentos.

• ¿Cómo se puede integrar con otros software?

  Nuestro equipo realiza el mapeo de los procesos que involucran la gestión documental, entendiendo toda la información necesaria para llevar a cabo una tarea y creando toda la estructura digital necesaria para la consulta en línea del material.

  Después de esta etapa, el trabajo puede transferirse a un software de terceros o implementarse en nuestra solución propietaria, que ofrece mayor flexibilidad y permite la automatización de tareas.

• ¿Cuánto tiempo se necesita para completar todo el proceso de gestión documental?

  La publicación de los instrumentos archivísticos de la información por parte del equipo de especialistas de Ikhon se lleva a cabo de forma escalonada.

  Nuestro equipo busca finalizar el plan de clasificación de la información lo más rápido posible y luego continuar con las etapas posteriores del proyecto.