Preguntas y respuestas sobre el servicio de tercerización de procesos de negocio para documentos

• ¿Qué es el Business Process Outsourcing y cómo se aplica en la gestión documental?

  Business Process Outsourcing (BPO), también conocido como Tercerización de Procesos de Negocio, es la práctica de contratar a una empresa para realizar una tarea de su negocio que no esté relacionada con la actividad principal de su marca.

  Cuando se aplica en la gestión documental, el uso de un BPO no es más que la contratación de una empresa asociada para realizar tareas como: organización y clasificación de la información, producción de instrumentos archivísticos, desarrollo de procesos de documentación, entre otros.

• ¿Cuándo vale la pena contratar a una empresa para realizar el BPO de documentos?

  Existen algunas condiciones comerciales que hacen que la contratación de un BPO sea más ventajosa que la creación de un departamento interno de gestión de documentos. Algunos ejemplos son:

  • Cuando la organización identifica la necesidad de implementar rápidamente procesos documentales y digitalización de documentos, pero no tiene experiencia interna para esta actividad
  • Cuando es necesario garantizar que este proceso cumpla con las normas de organización documental y también con el cumplimiento de agencias reguladoras.
  • Cuando es necesario garantizar que la mayoría de las situaciones de riesgo para el archivo estén contempladas, con medidas de mitigación para posibles momentos delicados.
  • Cuando no hay certeza sobre el tamaño del equipo necesario para esta tarea; o cuando se sabe que el número de personas puede variar según la etapa de la gestión documental.
  • Cuando la tercerización beneficia la productividad de departamentos y profesionales. Entre otras razones.

• ¿Cómo actúa una empresa de BPO en la organización documental?

  Una empresa que realiza el BPO documental debe tener una amplia experiencia en la organización y gestión de un archivo. De esta manera, aplicará procesos estandarizados para llevar a cabo este trabajo en su organización.

  La cantidad de materiales y procesos creados varía según las características de su negocio. En general, el trabajo de consultoría archivística se centra en las siguientes etapas.

  • Diagnóstico archivístico e información: nuestro equipo identifica las obligaciones documentales de la personalidad jurídica del cliente y, en función de este diagnóstico, define la metodología que se aplicará para la elaboración de instrumentos archivísticos.
  • Producción de instrumentos archivísticos: creación del plan de clasificación y tabla de temporalidad, los documentos que servirán como guías para organizar toda la producción archivística de la empresa.

• ¿Por qué contratar a Ikhon como socia de tercerización de procesos de negocio para las demandas de gestión documental?

  Con más de 20 años de experiencia en gestión documental, hemos llevado a cabo la consultoría archivística de clientes públicos y privados de diferentes sectores y tamaños.

  Al contratar nuestros servicios, su empresa tendrá una consultoría 100% especializada, garantizando que la gestión de su archivo se organice de acuerdo con los estándares nacionales e internacionales de calidad y cumplimiento.