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Manuales Técnicos de Documentación

Los manuales técnicos de documentación son productos diseñados para guiar a los profesionales en la estandarización de los procesos de gestión documental.

Se crean como documentos de apoyo en diferentes momentos del trabajo de clasificación de la información, indicando las mejores prácticas a seguir para garantizar que el trabajo se realice con la misma calidad que se adoptó durante el período de implementación.

Manuales de manejo de archivos, redacción oficial y limpieza y conservación de archivos son algunos ejemplos de documentos que se pueden crear como materiales de apoyo.

Nuestro equipo es experto en la producción de manuales técnicos de documentación que ayudan a nuestros clientes a mantener un estándar único de calidad en la gestión documental.

Technology
BENEFICIOS

Ventajas de usar manuales técnicos de documentación

La producción de manuales personalizados aporta varios beneficios a los departamentos que realizan la gestión documental.

  • Mantenimiento de procesos

    La producción de manuales garantiza que los procesos creados para organizar la gestión documental se sigan, ya que los empleados pueden consultar el documento en cualquier momento y aclarar dudas futuras.

  • Retención del conocimiento

    Es común que el conocimiento de los procesos se pierda con la salida o transferencia de la persona responsable. Esta preocupación se elimina en parte con la creación de un manual técnico, ya que los principales procesos quedan registrados en el documento.

     

  • Estandarización de tareas

    Es común que cada persona responsable adopte un “estilo” propio para llevar a cabo un proceso. Con la creación de un manual, la organización tiene la garantía de que las principales tareas se llevarán a cabo de la misma manera.

  • Ahorro de tiempo

    La creación y adaptación de flujos de trabajo lleva tiempo y requiere esfuerzo del equipo. El desarrollo del manual describe en detalle cómo se puede realizar cada rutina, eliminando la necesidad de pensar en su ejecución.

  • Cumplimiento legal

    La producción de manuales técnicos de documentación se realiza en base a los estándares establecidos por el Consejo Nacional de Archivos (Conarq) y las normas internacionales de la ISO. Cuando sea necesario, también se tienen en cuenta las normas de la agencia que regula las actividades de la empresa pública o privada.

  • Materiales auditables

    Al utilizar estándares nacionales e internacionales de calidad, proporcionamos a nuestros clientes toda la metodología que respalda la creación de los manuales. Esto permite que en el futuro la producción de los manuales pueda ser auditada por fuentes externas.

  • Instrucciones personalizadas

    La producción de cada manual tiene en cuenta tanto la personalidad jurídica de la empresa como las características y necesidades de cada departamento. De esta manera, creamos un documento que se adapta a la realidad del lugar.

  • Búsqueda optimizada

    Con la certeza de que toda la información relacionada con un proceso específico se encuentra en un manual técnico, la búsqueda de información y la resolución de dudas se aceleran.

  • Uso a largo plazo

    Al construir un manual que cumple con los principales estándares de calidad y, al mismo tiempo, se adapta a las particularidades del sector, se produce un material más adherente y con una mayor validez.

VENTAJAS

¿Por qué contratar a Ikhon para realizar la producción de manuales técnicos de documentación?

  • Uso de metodologías internacionales

    Uso de metodologías internacionales

    Además de cumplir con las normas de Conarq y las agencias reguladoras, también adoptamos los estándares de clasificación creados por normas internacionales, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Producción de documentación personalizada

    Producción de documentación personalizada

    Nuestro equipo se sumerge en la realidad del cliente, comprendiendo tanto su personalidad jurídica como las características y necesidades locales, adaptando la producción de instrumentos para que se ajuste a la realidad del lugar y se utilice de manera efectiva.

  • Referente técnico

    Referente técnico

    Llevamos más de 20 años en el sector de gestión documental, con un equipo archivístico especializado en la producción de instrumentos archivísticos para organismos públicos y privados de diferentes sectores.

  • Automatización de procesos

    Automatización de procesos

    Después de mapear el flujo de trabajo, automatizamos todas las rutinas físicas en una plataforma digital.

  • Optimización de acervo

    Optimización de acervo

    Tenemos experiencia en la organización, digitalización e indexación archivística. Como resultado, la búsqueda de información se realiza de manera más rápida.

  • Implementación acelerada

    Implementación acelerada

    Nuestro modelo de trabajo prioriza ejecuciones continuas, realizando entregas desde el inicio del trabajo.

  • Solución completa

    Solución completa

    Organizamos y mejoramos todo el proceso de gestión de la información, creando procesos para clasificar la información, transfiriendo el archivo físico de documentos a una plataforma web y automatizando tareas para ofrecer servicios de manera digital que antes eran exclusivamente presenciales.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre el servicio de Manuales Técnicos de Documentación

  • ¿Qué es un manual técnico de documentación?

    Un manual técnico de documentación ayuda a las personas involucradas en el trabajo de gestión documental a realizar una tarea o flujo de trabajo específico con criterio y excelencia.

  • ¿Cuáles son los tipos más comunes de manuales técnicos de documentación?

    Dado que los manuales están diseñados para ayudar en el proceso de organización y gestión de documentos, los ejemplos más comunes suelen ser:

    • Manual de manejo de archivos;
    • Manual de redacción oficial;
    • Manual de limpieza y conservación.

    No hay nada que impida la producción de manuales que aborden otros temas.

  • ¿Cuáles son los principales beneficios que un manual técnico de documentación brinda a las empresas públicas y privadas?

    Un manual técnico de documentación estandariza procesos y garantiza que todos los involucrados tengan acceso a toda la información necesaria para realizar una tarea específica.

  • ¿Es posible contratar solo el servicio de producción de un manual técnico de documentación?

    Sí. La producción de un manual técnico forma parte del ecosistema de gestión documental y, como tal, se puede realizar de forma independiente.

  • ¿Por qué contratar a Ikhon para realizar la producción de manuales técnicos de documentación?

    Contamos con un equipo de expertos en gestión documental con una amplia experiencia en la producción de manuales técnicos para empresas de diferentes tamaños y sectores.

    Al contratar nuestros servicios, el resultado final será un producto desarrollado en base a las mejores prácticas nacionales e internacionales en gestión documental y adaptado a la realidad de su organización. Una solución que ayudará a la institución a operar de manera más eficiente y organizada.

¿Preguntas?

Nuestro equipo especializado está listo para responder todas tus dudas sobre el servicio de Producción de Manuales Técnicos de Gestión Documental y mostrarte cómo la contratación ayuda a superar tu desafío empresarial.

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