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  • Sistema Próton

    Profesionalice la gestión del conocimiento de su organización con una plataforma completa de organización y trámite documental.

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Sistema Próton

Próton es un software y gestor de información y procesos (BPM) estructurado de manera flexible. Centrado en la Gestión del Conocimiento (KM), puede organizar una amplia variedad de documentos, independientemente de su formato o condición.

Creado en una plataforma modular y flexible, cuenta con características que facilitan la creación, captura, indexación, clasificación, gestión y distribución de información, formando y proporcionando conocimiento corporativo a empleados, socios y clientes.

La implementación de la herramienta se lleva a cabo a través de capacitaciones que preparan a los responsables para aprovechar al máximo todas las funcionalidades de la aplicación. Cuente con el Sistema Próton para llevar a cabo una gestión completa, segura y eficaz de los documentos de su organización.

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BENEFICIOS

Organizá el conocimiento

Descubra los beneficios de contratar un sistema de información documental desarrollado con tecnología de vanguardia y en cumplimiento de la legislación brasileña

  • Seguimiento de solicitudes

    La plataforma rastrea todos los procesos realizados internamente para que cualquier usuario pueda seguir todos los trámites relacionados con la demanda, como la edición de información, la inclusión de anexos y actualizaciones de protocolo.

  • Gestión documental unificada

    Obtenga una visión completa de toda la gestión y el control de archivos sectoriales y permanentes, lo que le permite verificar en cualquier momento el historial de información o las actualizaciones de documentos que aún se están trabajando.

  • Registro de vida útil de los documentos

    La plataforma cuenta con una tabla de temporalidad y sistemas de alerta que se pueden configurar para señalar la expiración de la temporalidad de los documentos, transferir documentos y emitir términos de eliminación de documentos, procesos y archivos.

  • Emisión de informes de rutina y analíticos

    Suite completa para la emisión de informes de estado sobre tareas rutinarias (producción documental, recepción de documentos, transferencia de archivos, etc.) o aspectos más estratégicos (seguridad y auditoría, estadísticas, visión 360°, etc.).

  • Firma electrónica

    Implementación de la función de firma electrónica, que puede estar vinculada a una Autoridad Certificadora (CA) relacionada con la entidad de actuación (si es una empresa pública) o a una autoridad certificadora externa.

  • Seguridad de la información

    Además de cumplir con los requisitos estándar de seguridad de datos, el sistema cuenta con recursos para proteger la información personal, como la autorización de servicios, mecanismos de autenticación y cambio de nivel de confidencialidad para ver documentos.

  • Seguimiento de demandas

    Creación de flujos de trabajo y programación de envío de correos electrónicos a los contactos relacionados con la ejecución de una solicitud, informando sobre el estado del proyecto para mantener a todos los interesados actualizados.

  • Estructura modular y en la nube

    Próton facilita la adición e incorporación de nuevas características y funcionalidades, que pueden ser añadidas por los propios usuarios sin necesidad de interrupciones en el sistema. La plataforma también ofrece servicios de repositorio en la nube de manera segura e integrada.

  • Cumplimiento de normas archivísticas

    El sistema cuenta con funcionalidades como la planificación de la clasificación de la información y el control y registro de instrumentos archivísticos (plan de clasificación y tabla de temporalidad documental).

VANTAJAS

¿Por qué elegir Próton como plataforma para organizar los procesos de gestión documental?

  • Uso de metodologías internacionales

    Uso de metodologías internacionales

    Además de cumplir con las normas del Conarq y las agencias reguladoras, también adoptamos estándares de clasificación creados por normas internacionales, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Producción archivística personalizada

    Producción archivística personalizada

    Nuestro equipo se sumerge en la organización del cliente, comprendiendo tanto su personalidad jurídica como las transacciones que existen en el lugar, adaptando la producción de instrumentos para que se ajusten a la realidad del lugar y se utilicen de hecho.

  • Referencial técnico

    Referencial técnico

    Hemos trabajado en el sector de gestión documental durante más de 20 años, con un equipo archivístico especializado en la producción de instrumentos archivísticos para organizaciones públicas y privadas de diferentes sectores.

  • Automatización de procesos

    Automatización de procesos

    Después de mapear el flujo de trabajo, automatizamos todas las rutinas físicas para una plataforma digital.

  • Optimización de archivos

    Optimización de archivos

    Tenemos experiencia en la organización, digitalización e indexación archivística. Como resultado, la búsqueda de información se realiza de manera más rápida.

  • Implementación acelerada

    Implementación acelerada

    Nuestro modelo de trabajo prioriza las ejecuciones continuas, realizando entregas desde el principio del trabajo.

  • Solución completa

    Solución completa

    Organizamos y mejoramos todo el proceso de gestión de la información, creando procesos para clasificar la información, transfiriendo los documentos físicos a una plataforma web y automatizando tareas para ofrecer servicios de manera digital que antes eran solo presenciales.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre el Sistema Próton de Información Documental

  • ¿Qué es el Sistema Próton?

    Próton es un Sistema de Gestión Archivística de Documentos que cumple con la legislación vigente y proporciona una visión completa del proceso de producción, recepción y creación de documentos.

    La plataforma combina funcionalidades de gestión de flujos de trabajo y procesos específicos de gestión documental, lo que agrega un mayor control a toda la información generada dentro de la organización.

  • ¿Cómo ayuda la inclusión de Próton a las organizaciones?

    La plataforma ayuda a las entidades públicas y empresas a gestionar de manera más eficiente la gestión de documentos y el flujo de trabajo relacionado con la recepción y validación de archivos.

    Además de reforzar la protección de los datos de los clientes, la adopción de un sistema web unifica la gestión de la información y genera nuevos datos y métricas que se pueden utilizar para solucionar posibles cuellos de botella y ayudar en la toma de decisiones.

  • ¿Cuáles son las principales funcionalidades del Sistema Próton?

    Aquí se enumeran algunas de las principales características de Próton:

    • Supervisión de procesos: seguimiento de la tramitación de los objetos protocolizados con el registro completo del historial del documento.
    • Rastreo de datos: registros de actualizaciones, adiciones de documentos y ediciones de información durante la vida útil del objeto protocolizado.
    • Emisión de informes: agrupamiento y presentación de información tanto de rutina como de informes más gerenciales y estadísticos para la toma de decisiones.
    • Digitalización de documentos: integración entre todos los módulos para facilitar la digitalización de archivos.
    • Apoyo a procesos: emisión de etiquetas para códigos de barras, guías de transferencia y préstamo de documentos y términos de eliminación de documentos, procesos y archivos.
    • Herramientas de construcción: edite o cree nuevos flujos de trabajo para rutinas de gestión documental.
    • Registro de instrumentos archivísticos: incluye información de su plan de clasificación y tabla de temporalidad.

  • ¿Por qué elegir la solución de Ikhon para la gestión documental de su organización?

    Tenemos una amplia experiencia en proyectos de gestión documental para organizaciones públicas y privadas, desarrollando instrumentos archivísticos adaptados a la personalidad legal de la marca y teniendo en cuenta las particularidades del negocio.

    Basándonos en estos años de trabajo, creamos Próton para cumplir con todos los requisitos que forman parte de las rutinas de gestión documental, creando una plataforma moderna y flexible que se adapta a las rutinas de trabajo y permite a los usuarios controlar todas las fases de los procesos y editarlos de manera sencilla y fácil.

    Confíe en Ikhon como su socio para modernizar su gestión documental de acuerdo con la legislación federal, reforzar la seguridad de la información, acelerar el trabajo interno y mejorar la atención al cliente.

¿Preguntas?

Nuestro equipo especializado está listo para responder todas sus preguntas sobre el sistema Proton para la gestión de archivos y ayudarlo a comprender cómo puede aportar beneficios tangibles a su organización.

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