Preguntas y respuestas sobre el servicio de desarrollo de unidades de información

• ¿Qué es el desarrollo de unidades de información?

  El servicio de desarrollo de unidades de información implica la creación de un área técnica centrada en llevar a cabo los procesos relacionados con la gestión documental.

  Al final de este trabajo, la organización, ya sea pública o privada, tendrá una estructura completa de clasificación de la información, con los procesos, recursos, tecnologías y equipos necesarios para llevar a cabo el trabajo de manera eficiente y de acuerdo con las normas establecidas por el Consejo Nacional de Archivos (ConArq) y otras agencias reguladoras.

• ¿Cuáles son las principales necesidades que atiende este servicio?

  Normalmente, la organización de documentos se realiza sin una metodología para clasificar contenidos, categorizar información o entender qué materiales deben guardarse y cuáles pueden desecharse.

  El desarrollo de unidades de información contribuye a una gestión fluida y eficiente de los documentos producidos y almacenados por la organización, profesionalizando y potenciando la gestión de la información.

  La realización de este trabajo también garantiza que los procesos de almacenamiento, consulta y manipulación de documentos cumplan con las leyes de privacidad de datos, los requisitos del Consejo Nacional de Archivos (ConArq) y cualquier otra normativa o estándar que la organización deba cumplir.

• ¿Cuál es el proceso de trabajo para crear una unidad de información?

  La creación de una unidad de información implica una metodología dividida en cuatro etapas:

  • Diagnóstico: en esta etapa inicial, se entiende la personalidad jurídica del cliente, las actividades necesarias para la ejecución ideal de las rutinas de gestión documental y las obligaciones que debe cumplir para cumplir con las normas archivísticas y las agencias reguladoras. Posteriormente, se lleva a cabo una evaluación del volumen de historiales para comprender cuánta información produce la institución y, en función de ello, se miden los procesos más adecuados.
  • Planificación: a partir del análisis del diagnóstico, se crea una planificación de procesos de información, teniendo en cuenta tanto las actividades de rutina (como la protocolización, la gestión de canales digitales, la recepción de información, etc.) como las acciones más específicas (la constitución de comisiones y la implementación de nuevos sistemas).
  • Ejecución: se implementa el plan de acción elaborado en la planificación, con la producción y detalle de las rutinas de trabajo, la distribución de tareas y, cuando es necesario, la implementación de nuevos servicios o productos. Además, se proporcionan capacitaciones a los equipos involucrados para que todos comprendan la importancia de realizar este trabajo y los principales procesos. En esta etapa, es común que se ajusten o realineen algunos puntos para adaptarse a la realidad de la organización.
  • Evaluación: después de crear la unidad de información, se evalúan posibles puntos de mejora que se pueden aplicar antes de finalizar el proceso.

• ¿Por qué contratar a Ikhon para llevar a cabo el desarrollo de unidades de información?

  Una empresa que necesita crear una unidad de información requiere el apoyo consultivo de una organización con experiencia en gestión documental, que haya realizado este trabajo previamente y tenga la experiencia necesaria para ajustar las demandas de este proceso a la personalidad jurídica y las características internas de la marca.

  Ikhon tiene todos los requisitos para llevar a cabo este trabajo: tenemos más de 20 años de experiencia en la producción de materiales e instrumentos archivísticos, con trabajos realizados para organizaciones públicas y privadas de diferentes tamaños y sectores. Confíe en nosotros para obtener un trabajo completo, eficiente y auditado.