Preguntas y respuestas sobre el servicio de diagnóstico archivístico y de la información

• ¿Qué es el servicio de diagnóstico archivístico y de la información?

  El diagnóstico archivístico y de la información es el proceso de análisis que precede a la producción de instrumentos archivísticos.

• ¿Cuáles son las principales etapas del diagnóstico archivístico y de la información?

  Como primer paso, el equipo realiza un relevamiento de todo el historial de información de la empresa, comprendiendo cómo cada departamento organiza la información. Después de este análisis, el equipo crea instrumentos personalizados para la realidad de la organización, ya sea pública o privada.

  Paralelamente, también se verifica la personalidad jurídica de la organización para clasificar qué regulaciones deben ser observadas para que el trabajo esté en conformidad con la agencia reguladora.

• ¿Cuáles son los problemas que el diagnóstico archivístico y de la información resuelve?

  El diagnóstico acelera la producción de instrumentos archivísticos, ya que mapea previamente todos los instrumentos y manuales necesarios para que el trabajo de gestión documental ocurra de manera fluida y eficiente.

  El diagnóstico también organiza toda la producción archivística de acuerdo con las necesidades de cada institución, creando una solución personalizada a las necesidades del lugar, sin perder la conformidad necesaria para que los documentos cumplan con las buenas prácticas archivísticas y las regulaciones que la empresa necesite cumplir.

• ¿Cuándo es recomendable contratar el diagnóstico archivístico y de la información?

  Idealmente, el trabajo de diagnóstico debe preceder a cualquier iniciativa relacionada con la construcción de documentos archivísticos, como el plan de clasificación y la tabla de temporalidad.

  Esto se debe a que, con el análisis previo realizado por el diagnóstico, la producción de los instrumentos archivísticos ocurre de manera más ágil, completa y con menor necesidad de ajustes.

• ¿Después de la producción del diagnóstico, cuáles son los próximos pasos?

  La información del diagnóstico archivístico y de la información se utiliza como base para la producción de los instrumentos archivísticos (plan de clasificación y tabla de temporalidad).

  Además de los instrumentos que son esenciales para el trabajo, el diagnóstico también puede indicar la necesidad de producir otros materiales de apoyo.

  Un ejemplo de material complementario sería la indicación de un manual o manuales técnicos de documentación, utilizados para registrar procesos complementarios pero importantes para que la gestión documental se realice correctamente.

• ¿Puedo contratar a diferentes empresas para realizar el diagnóstico archivístico y la producción de instrumentos archivísticos?

  En teoría, sí. Pero es importante que el modelo de trabajo de ambas empresas sea similar, para que los materiales producidos por el diagnóstico se aprovechen al 100% en la construcción de los instrumentos archivísticos.

• ¿Por qué contratar a IKHON para realizar el servicio de diagnóstico archivístico y de la información?

  Con más de 20 años de experiencia en la gestión documental, IKHON cuenta con un equipo de archivistas especializados en la organización y clasificación del historial documental de organizaciones públicas y privadas. Siempre teniendo en cuenta la personalidad jurídica de cada cliente para crear instrumentos personalizados para su realidad.

  Trabajamos siguiendo los estándares del Consejo Nacional de Archivos (Conarq) y también basamos nuestro trabajo en normas internacionales de clasificación de documentos, como la ISO 15489 y la ISO 30300.

  Por estas y otras diferencias, entregamos un servicio de diagnóstico archivístico y de la información ajustado a las necesidades de cada área, que respeta las normas nacionales e internacionales de gestión documental y con base técnica que permite la auditoría posterior del trabajo.