Mapeamento e Automatização de Processos

Conheça a solução

Mapeamento e Automatização de Processos

Serviços e consultoria de soluções em mapeamento com base na Business Process Platform – BPMN focada em Transformação Digital, otimizando a execução de tarefas e possibilitando rápida implantação de políticas de compliance e qualidade.

O trabalho de mapeamento de processos utiliza a metodologia de modelagem de processos de negócio (BPMN, na sigla em inglês) para registrar todas as etapas para a realização de uma tarefa. Dessa forma, é possível entender como a organização está estruturada, identificar gargalos e implementar melhorias nos formatos de trabalho.

A Ikhon é especialista em realizar o mapeamento e automatização de processos para organizações públicas e privadas. Analisamos todos os aspectos legais e regulatórios para a criação de workflows e contamos com uma plataforma flexível, que permite aos clientes ajustar e criar novas rotinas de forma autônoma. Entregamos um trabalho de qualidade e que traz diversos impactos positivos para a operação.

PROBLEMAS QUE A SOLUÇÃO RESOLVE

Vantagens no serviço de mapeamento e automatização de processos

Confira alguns dos benefícios que a implementação desse serviço pode proporcionar aos negócios

Compreensão e análise das demandas
O mapeamento estuda profundamente o modus operandi de todas as tarefas executadas na organização, criando um entendimento sobre como as tarefas são criadas e abrindo espaço para melhorias.
Ajuda na tomada de decisões
Automatizar processos acelera a conclusão de tarefas e permite a geração de métricas que até então eram inéditas para a gerência. Dessa forma, é possível usar esses dados como apoio para tomadas de decisão.
Padronização do trabalho
Como a maioria das etapas que envolvem um processo é automatizada, a execução de uma tarefa fica nivelada em toda a empresa. Assim, problemas como perda de histórico e falta de informações internas deixam de acontecer.
Comunicação mais fluida
Com os processos padronizados, as áreas envolvidas têm uma ideia mais clara sobre o status de cada tarefa e conseguem contatar outros departamentos para tirar dúvidas ou entender quais etapas podem ser melhoradas e ajustadas para otimizar o tempo de conclusão.
Transparência nas atividades
Unificar os processos fornece acesso a dados de desempenho de cada departamento de ponta a ponta. Dessa forma, as responsabilidades de cada demanda estão divididas de forma visível para todos, bem como a identificação de ajustes que precisam ser feitos.
Otimização de tempo
Automatizar tarefas reduz o tempo gasto para se realizar uma ação, que pode deixar de ser feita em horas (ou dias) para ser concluída em minutos. Liberando os colaboradores para se dedicarem a atividades mais estratégicas e de maior impacto para a organização.
Plataforma on-line
As tarefas mapeadas são automatizadas em um sistema web. Além de aumentar a mobilidade de atuação dos colaboradores – que acessam o status de uma demanda mais facilmente – essa unificação otimiza o trabalho e reduz custos.
Segurança da informação
Com funções como permissionamento de acesso e histórico de visualizações registradas em cada documento, digitalizar a gestão de demandas para uma plataforma web reforça a proteção dos dados armazenados em documentos.
Conformidade
O atendimento às leis de privacidade de dados e as normas de gestão arquivística são levadas em conta durante o mapeamento de processos. Garantindo que, quando digitalizados, todos os fluxos de trabalho sejam auditáveis e verificáveis.

NOSSOS DIFERENCIAIS

Benefícios em realizar o serviço de mapeamento e automatização de processos com a Ikhon

Plataforma moderna e flexível para a Gestão Eletrônica de Documentos
O Próton é o nosso sistema especialista em gestão arquivística de documentos. Ele foi desenvolvido para atender à legislação vigente e se adapta às necessidades de cada instituição, facilitando o controle de todo o fluxo documental e as demandas realizadas.
Referencial técnico
Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.
Produção arquivística personalizada
Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica quanto às tratativas que existem no local, adaptando o mapeamento de processos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.
Uso de metodologias internacionais
Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.
Portal de Serviços
Criação de um portal web para unificar a busca por informações e consulta de documentos. Isso com acesso a painéis de análise apresentando dados sobre o uso do ambiente.

FAQ

Perguntas e respostas sobre o serviço de mapeamento e automatização de processos

O que é o mapeamento e a automatização de processos?
O mapeamento de processos de negócios analisa toda a cadeia de entregas e aprovações que é necessária para a execução de um produto ou serviço. A partir desse estudo é criado um diagrama, que utiliza ícones para representar de forma visão o fluxo operacional e como diferentes áreas atuam para a entrega de determinado material.

Já a automatização de processos utiliza os dados gerados pelo mapeamento e analisa como digitalizar todos os processos e adaptá-los para uma plataforma on-line.
Como esses processos ajudam as empresas a terem mais competitividade?
Os dois serviços proporcionam vantagens complementares, entre elas
- Apoio na tomada de decisões;
- Visão 360° dos fluxos de trabalho;
- Otimização de tempo;
- Padronização de tarefas;
- Segurança de dados;
- Transparência para ações de compliance.
Como os serviços de mapeamento e automatização de dados são implementados em uma organização?
O primeiro passo é o mapeamento, que identifica como os processos são realizados na companhia e realiza um diagrama para representar visualmente cada etapa de cada entregável produzido pela organização.

Após esse entendimento, inicia-se o trabalho de automatização, no qual todos os processos são digitalizados e adicionados em uma plataforma web, que irá concentrar toda gestão de fluxos de trabalho, histórico, segurança de dados, histórico de informações etc.
Por que escolher a Ikhon como parceira para a implementação dos serviços de mapeamento e automatização de processos?
Os serviços de mapeamento e automatização de processos podem ser usados como ferramentas estratégicas para a gestão documental, contribuindo desde o estudo de produção arquivística até a identificação do caminho que o arquivo percorre dentro da organização.

Além dessa clareza operacional, a aplicação dessas duas técnicas apresenta outros benefícios, como redução de falhas na tramitação dos documentos e questões ou acúmulo ou manejo incorreto do acervo, o que compromete a qualidade do trabalho. Logo, integrar ambos os serviços apresenta vantagens de negócio e estratégicas para uma organização.

Com mais de 20 anos de experiência nesse setor, a Ikhon acumula uma sólida experiência na adequação de processos documentos de organizações públicas e privadas de diferentes portes, entregando uma plataforma web com fluxos de trabalho criados com base em metodologias usadas internacionalmente e adaptado para a realidade da marca do cliente. Assim, geramos resultados positivos e perenes em todas as áreas impactadas por esse trabalho.

Dúvidas?

Nossa equipe especializada está pronta para responder a todas as suas perguntas sobre o serviço de Mapeamento e Automatização de Processos e te ajudar a entender como a contratação pode trazer benefícios tangíveis para sua organização.

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