Desenvolvimento de Processos de Gestão Documental

Conheça a solução

Desenvolvimento de processos de gestão documental

O serviço de desenvolvimento de processos de gestão documental detalha os principais passos que precisam ser executados para a realização do trabalho de classificação da informação.

Neste trabalho, são explicados como cada parte responsável da gestão documental precisa funcionar, protocolos necessários e como fazer a análise da coleta, atendimento e pesquisa de documentos.

A Ikhon tem uma equipe especializada no desenvolvimento dos processos de gestão documental. Entregamos um guia completo que auxilia nossos clientes públicos e privados a lidar com a rotina diária do trabalho de classificação da informação.

PROBLEMAS QUE A SOLUÇÃO RESOLVE

Vantagens proporcionadas pelo desenvolvimento de processos de gestão documental

Os processos detalhados de gestão de documentos garantem mais eficiência ao trabalho realizado no setor, além dos seguintes benefícios

Entrega plena
Produzimos um conjunto de materiais que auxiliam em todas as etapas do processo de gestão documental. Dessa forma, é possível realizar de forma completa todas as rotinas existentes para a criação dos instrumentos.
Processo de ponta-a-ponta
Criamos materiais que abrangem todas as etapas da produção de instrumentos arquivísticos. Produzimos guias que abordam da análise de coleta ao atendimento da pesquisa de documentos, cobrindo todas as rotinas necessárias.
Produção personalizada
Antes de iniciar o desenvolvimento dos processos, realizamos uma análise da estrutura e particularidades da organização. Com base nesse estudo prévio, adaptamos as rotinas documentais de acordo com a realidade do cliente.
Compreensão da metodologia
Explicamos amplamente todas as metodologias que utilizamos para desenvolver os processos de gestão documental. Dessa forma, os clientes têm acesso ao arcabouço usado para a construção do material.
Conteúdos detalhados
Elaboramos instruções objetivas das etapas relacionadas com a produção de instrumentos arquivísticos. No final os materiais guiam o trabalho dos responsáveis, mesmo que eles não tenham experiência na gestão documental.
Padrões globais de qualidade
Além de atendermos às principais normas documentais do Conselho Nacional de Arquivos (ConArq), também seguimos as normativas das principais normas ISO que se encontram relacionadas com a gestão documental.
Adequação à Lei
Todo o desenvolvimento de processos realizado pela equipe de arquivistas leva em consideração tanto as leis relacionadas com a gestão documental, como as normas específicas locais que regulam os processos da instituição/cliente, quando é o caso.
Resultado auditável
Por seguirmos uma metodologia transparente, adaptando nosso trabalho de acordo com a legislação atual vigente e com base em normas de qualidade na gestão documental, nossas entregas estão em conformidade com os processos de auditoria.
Uso por longo prazo
Com entregas personalizadas e em conformidade com as leis e normas legais, o trabalho entregue está 100% adequado à realidade da empresa e do setor de atuação. Por isso, pode ser utilizado por anos sem grandes mudanças estruturantes.

NOSSOS DIFERENCIAIS

Como a Ikhon se destaca no desenvolvimento dos processos de gestão documental?

Uso de metodologias internacionais
Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.
Produção arquivística personalizada
Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica como as tratativas que existem no local, adaptando a produção de instrumentos para que se adeque à realidade da instituição e seja, de fato, utilizada.
Referencial técnico
Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe de profissionais arquivistas especializados na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.
Otimização de acervo
Temos experiência com a organização, digitalização e indexação arquivística. Como resultado, a busca das informações ocorre de forma mais rápida.
Implementação acelerada
Nosso modelo de trabalho prioriza execuções contínuas, realizando entregas já no início do trabalho.
Solução completa
Organizamos e aprimoramos toda a jornada de gestão da informação, criando processos para classificar as informações, transferindo o acervo físico de documentos para uma plataforma web e automatizando tarefas para oferecer digitalmente serviços que antes eram apenas presenciais.

FAQ

Perguntas e respostas sobre o serviço de desenvolvimento dos processos de gestão documental

O que é o desenvolvimento dos processos de gestão documental?
O desenvolvimento dos processos de gestão documental foi criado para ajudar as empresas que não têm vivência na organização de arquivos.

Criamos uma série de materiais de apoio sobre as principais rotinas e boas práticas da gestão documental, servindo de guia para que os profissionais estruturem de forma correta o histórico informacional da empresa.
Como é realizado esse serviço?
Após entendermos as necessidades e particularidades da organização (que pode ser pública ou privada) desenvolvemos materiais que explicam com detalhes todas as etapas para a produção e manutenção dos instrumentos de gestão documental.

Dessa forma, os colaboradores têm um guia que podem utilizar tanto para aprender os fundamentos da gestão documental como para tirar dúvidas
Quais tipos materiais podem ser entregues neste serviço?
Alguns exemplos de guias que podem ser produzidos pela nossa equipe arquivística são:
- Guia sobre o funcionamento do setor de arquivístico;
- Guia sobre o funcionamento da comissão arquivística;
- Guia sobre a análise de coleta e atendimento de pesquisa documental.
Vale lembrar que o escopo de trabalho é definido de forma personalizada, já que o objetivo do serviço de desenvolvimento de processos está em resolver as necessidades pontuais do cliente – seja ele público ou privado.
Quais são as vantagens que esse serviço proporciona?
A contratação desse serviço faz uma grande diferença para os departamentos que precisam adequar a gestão arquivística do local, mas não possuem experiência na realização do processo.

Com ele, os setores têm em mãos um manual de processos que foi criado pensando na personalidade jurídica do cliente e observando todas as normas e regulações do setor de atuação da instituição.

Dessa forma, o departamento tem a certeza de que está seguindo corretamente todos os protocolos de gestão documental e podem recorrer ao material de apoio sempre que houver dúvidas.
É possível contratar esse serviço com a Ikhon mesmo que a produção dos instrumentos arquivísticos tenha sido feita por outra empresa?
Sim, é possível. Nossa equipe se adapta à situação arquivística da empresa e desenvolve os processos de gestão documental de acordo com o cenário de cada cliente.
Por que contratar a Ikhon para realizar o desenvolvimento de processos de gestão documental?
Com mais de 20 anos de experiência na gestão documental, a Ikhon é especialista na produção de instrumentos arquivísticos.Nossa equipe técnica tem larga experiência na criação de processos e documentos para empresas de diferentes setores e portes.

Ao contratar o serviço de desenvolvimento dos processos de gestão documental, seu departamento terá acesso a um conteúdo completo e adaptável à personalidade jurídica da instituição, permitindo aos colaboradores realizar as rotinas de gestão documental com clareza do processo e eficiência nos resultados.

Dúvidas?

Nossa equipe especializada está pronta para responder a todas as suas perguntas sobre o serviços de Desenvolvimento de Processos de Gestão Documental e te ajudar a entender como essa contratação pode trazer benefícios tangíveis para o seu desafio de negócio.

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