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  • Sistema Próton

    Profissionalize a gestão do conhecimento da sua organização com uma plataforma completa de organização documental.

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Sistema Próton

O Próton é um software e gerenciador de informações e processos (BPM), estruturado de forma flexível. Focado em Gestão do Conhecimento (KM), ele é capaz de organizar uma diversa gama de documentos independentemente do seu formato ou condição.

Criado sob uma plataforma modular e flexível, ele possui recursos que facilitam a criação, captura, indexação, classificação, gerenciamento e distribuição da informação, formando e fornecendo conhecimento corporativo para funcionários, parceiros e clientes.

A implementação da ferramenta acontece por meio de treinamentos de capacitação, que deixam os responsáveis preparados para tirar o máximo proveito de todas as funcionalidades da aplicação. Conte com o Sistema Próton para realizar uma gestão completa, segura e eficaz do acervo documental da sua organização.

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PROBLEMAS QUE A SOLUÇÃO RESOLVE

Impulsione a Gestão do Conhecimento

Conheça os benefícios de se contratar um sistema de informações documentais desenvolvido com tecnologia de ponta e em conformidade com a legislação brasileira

  • Acompanhamento de solicitações

    A plataforma rastreia todos os processos realizados internamente para que qualquer usuário acompanhe todos os trâmites relacionados com a demanda, como edição de informações, inclusão de anexos e atualizações de protocolo.

  • Gestão documental unificada

    Tenha a visão completa de toda a gerência e controle de arquivos setoriais e permanentes. A solução permite o acesso a qualquer momento do histórico de um arquivo em específico ou atualizações de documentos que estão ativos ou inclusos em solicitações em andamento.

  • Registro de vida útil dos documentos

    A plataforma possui uma tabela de temporalidade e sistemas de alerta, que podem ser configurados para sinalizar o vencimento da temporalidade dos documentos e emitir termos de descarte de documentos, processos e arquivos.

  • Emissão de relatórios de rotina e analíticos

    Suíte completa para emissão de relatórios de status a respeito de tarefas rotineiras (produção documental, recebimentos de documentos, transferência de arquivos etc) ou aspectos mais estratégicos (segurança e auditoria, estatísticas, visão 360° etc).

  • Assinatura eletrônica

    Implementação da funcionalidade de assinatura eletrônica, que pode estar vinculada com uma Autoridade Certificadora (CA) relacionada com o órgão de atuação (se empresa pública) ou  autoridade certificadora externa para criar e validar documentos.

  • Segurança da informação

    Além de contar com os requisitos-padrão de segurança de dados, o sistema possui recursos para proteção das informações pessoais, como permissionamento de serviços, mecanismos de autenticação e mudança de grau de sigilo para visualização de documentos.

  • Acompanhamento de demandas

    Construção de fluxos de trabalho e programação de envio de e-mails aos contatos relacionados com a execução de uma demanda, informando o status do projeto para atualizar todos os interessados.

  • Estrutura modular e na nuvem

    O Próton facilita a incorporação de funcionalidades que podem ser adicionadas pelos próprios usuários e sem a necessidade de interrupção do sistema. A plataforma também disponibiliza o acervo na nuvem de forma segura e integrada.

  • Atendimento às normas arquivísticas

    Funcionalidades como planejamento da classificação da informação e controle e cadastramento de instrumentos arquivísticos (plano de classificação e tabela de temporalidade documental).

NOSSOS DIFERENCIAIS

Por que escolher o Próton como plataforma para organizar os processos de gestão documental?

  • Uso de metodologias internacionais

    Uso de metodologias internacionais

    Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Produção arquivística personalizada

    Produção arquivística personalizada

    Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica quanto às tratativas que existem no local, adaptando a produção de instrumentos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.

  • Referencial técnico

    Referencial técnico

    Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.

  • Automatização de processos

    Automatização de processos

    Após o mapeamento do fluxo de trabalho, automatizamos todas as rotinas físicas para uma plataforma digital.

  • Otimização de acervo

    Otimização de acervo

    Temos experiência com a organização, digitalização e indexação arquivística. Como resultado, a busca das informações ocorre de forma mais rápida.

  • Implementação acelerada

    Implementação acelerada

    Nosso modelo de trabalho prioriza execuções contínuas, realizando entregas já no início do trabalho.

  • Solução completa

    Solução completa

    Organizamos e aprimoramos toda a jornada de gestão da informação, criando processos para classificar as informações, transferindo o acervo físico de documentos para uma plataforma web e automatizando tarefas para oferecer digitalmente serviços que antes eram apenas presenciais.

FAQ

Perguntas e respostas sobre o Sistema Próton de Informações Documentais

  • O que é o Sistema Próton?

    O Próton é um Sistema de Gestão Arquivística de Documentos com atendimento à legislação vigente e total visão do processo de produção, recebimento e criação de documentos.

    A plataforma combina funcionalidades de gestão de fluxos de trabalho e processos específicos da gestão documental, agregando mais controle de toda informação gerada dentro da organização

  • Como a inclusão do Próton auxilia as organizações?

    A plataforma auxilia órgãos públicos e empresas a administrar com mais eficiência a gestão de documentos e o fluxo de trabalhos que envolvem o recebimento e validação de arquivos.

    Além de reforçar a proteção de dados dos clientes,a adoção de um sistema web unifica a gestão da informação e gera novos dados e métricas que podem ser usados para ajustar possíveis gargalos e auxiliar na tomada de decisão.

  • Quais são as principais funcionalidades do Sistema Próton?

    Listamos abaixo alguns dos principais recursos presentes no Próton:

    • Supervisão de processos: acompanhamento da tramitação dos objetos protocolizados com o registro completo do histórico da peça documental;
    • Rastreio de dados: registros de atualizações, acréscimo de documentos e edição de informações durante a vida útil do objeto protocolizado;
    • Emissão de relatórios: agrupamento e apresentação de informações de rotina e relatórios mais gerenciais e estatísticos para tomadas de decisões;
    • Digitalização de documentos: integração entre todos os módulos para facilitar a digitalização de arquivos;
    • Apoio a processos: emissão de etiquetas para código de barras, guias de transferência e empréstimo de documentos e termos de descarte de documentos, processos e arquivos;
    • Ferramentas de construção: edite ou crie novos fluxos de trabalho para rotinas de gestão documental;
    • Cadastramento de instrumentos arquivísticos: inclua informações do seu plano de classificação e tabela de temporalidade.

  • Por que contratar a solução da Ikhon para realizar a gestão documental da sua organização?

    Temos uma sólida vivência em projetos de gestão documental para organizações públicas e privadas, desenvolvendo instrumentos arquivísticos adaptados à personalidade jurídica da marca e que levam em conta as particularidades do negócio.

    Com base nesses anos de trabalho, criamos o Próton para atender a todos os requisitos que fazem parte das rotinas de gestão documental, criando uma plataforma moderna e flexível, que se adapta às rotinas de trabalho e permite aos usuários controlar todas as fases dos processos editá-los de forma simples e fácil.

    Conte com a Ikhon como uma parceira para modernizar sua gestão documental em conformidade com a legislação federal, reforçar a segurança da informação, acelerar o trabalho interno e melhorar o atendimento ao cliente.

Quer saber mais?

Nossa equipe especializada está pronta para responder a todas as suas perguntas sobre o Sistema Próton para Gestão Arquivística e ajudá-lo a entender como ele pode trazer benefícios tangíveis para sua organização.

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