Manuais Técnicos de Documentação

Conheça a solução

Manuais Técnicos de Gestão Documental

Os manuais técnicos de documentação são produtos criados para guiar os profissionais na padronização nos processos de gestão documental.

Eles são produzidos como documentos de apoio em diferentes momentos do trabalho de classificação da informação, indicando as melhores práticas a serem adotadas para garantir que o trabalho ocorra com a mesma qualidade adotada no período de implementação.

Manuais de tratamento de acervo, redação oficial e higienização e conservação do acervo são alguns exemplos de documentos que podem ser criados como materiais de apoio.

Nossa equipe é especialista na produção de manuais técnicos de documentação que ajudem nossos clientes a manter um padrão único de qualidade na gestão documental.

PROBLEMAS QUE A SOLUÇÃO RESOLVE

Vantagens no uso de manuais técnicos de documentação

A produção de manuais personalizados traz diversos benefícios para os departamentos que realizam a gestão documental

Manutenção de processos
A produção de manuais garante que os processos criados para organizar a gestão documental sejam seguidos, já que os colaboradores poderão consultar o documento a qualquer momento e tirar dúvidas futuras.
Retenção do conhecimento
É comum que o conhecimento dos processos se perca com a saída ou transferência da pessoa responsável. Essa preocupação eliminada com a criação de um manual técnico e dos registros contidos na documentação.
Padronização de tarefas
É comum que cada pessoa responsável adote um “estilo” próprio para a condução de um processo. Com a criação de um manual, a organização tem a garantia de que as principais tarefas serão realizadas da mesma maneira.
Otimização de tempo
A criação e adaptação de fluxos de trabalho leva tempo e exige esforço da equipe. O desenvolvimento do manual apresenta com detalhes como cada rotina pode ser realizada, eliminando a necessidade de se pensar nessa execução.
Adequação à Lei
A produção de manuais técnicos de documentação é feita com base nos padrões instituídos pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e normas internacionais da ISO, além de normas específicas do segmento do cliente.
Materiais auditáveis
Por utilizarmos padrões nacionais e internacionais de qualidade, apresentamos aos nossos clientes toda a metodologia que baseia a criação dos manuais. Permitindo que, no futuro, a produção deles possa ser auditada por fontes externas.
Instruções personalizadas
A produção de cada manual leva em consideração tanto a personalidade jurídica da empresa como as características e necessidades de cada departamento. Dessa forma, criamos um documento que se ajusta à realidade do local.
Busca otimizada
Com o conhecimento de que todas as informações relacionadas a um determinado processo estão em um manual técnico, a procura por informações e resolução de dúvidas acontece de forma mais acelerada.
Uso no longo prazo
Por construirmos um manual que observa os principais padrões de qualidade, ao mesmo tempo que se adapta às particularidades do setor demandante, produzimos um material mais aderente e com maior validade.

NOSSOS DIFERENCIAIS

Por que realizar o diagnóstico arquivístico da informação com a Ikhon?

Uso de metodologias internacionais
Além de atuarmos em conformidade com as normas do ConArq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.
Produção arquivística personalizada
Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica como as tratativas que existem no local, adaptando a produção de instrumentos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.
Referencial técnico
Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.
Automatização de processos
Após o mapeamento do fluxo de trabalho, automatizamos todas as rotinas físicas para uma plataforma digital.
Otimização de acervo
Temos experiência com a organização, digitalização e indexação arquivística. Como resultado, a busca das informações ocorre de forma mais rápida.
Implementação acelerada
Nosso modelo de trabalho prioriza execuções contínuas, realizando entregas já no início do trabalho.
Solução completa
Organizamos e aprimoramos toda a jornada de gestão da informação, criando processos para classificar as informações, transferindo o acervo físico de documentos para uma plataforma web e automatizando tarefas para oferecer digitalmente serviços que antes eram apenas presenciais.

FAQ

Perguntas e respostas sobre o serviço de Manuais Técnicos de Documentação

O que é um manual técnico de documentação?
Um manual técnico de documentação auxilia as pessoas envolvidas no trabalho de gestão documental a realizar com critério e excelência uma determinada tarefa ou fluxo de trabalho.
Quais são os tipos mais comuns de manuais técnicos de documentação?
Como os manuais são pensados para auxiliar o processo de organização e gestão de documentos, os exemplos mais comuns costumam ser:
- Manual de tratamento de acervo;
- Manual de redação oficial;
- Manual de higienização e conservação.
Mas nada impede a produção de manuais que abordem outros temas.
Quais são os principais benefícios que um manual técnico de documentação entrega aos negócios públicos e privados?
Um manual técnico de documentação padroniza processos e garante que todos os envolvidos tenham acesso a todas as informações necessárias para a realização de uma determinada tarefa.
É possível contratar apenas o serviço produção do manual técnico de documentação?
Sim. A produção de um manual técnico faz parte do ecossistema de gestão documental e, como tal, pode ser realizada de forma separada,
Por que contratar a IKHON para realizar a produção de manuais técnicos de documentação?
Temos uma equipe que é especialista em gestão documental e com grande experiência na produção de manuais técnicos para empresas de diferentes setores e tamanhos.

Contratando nossos serviços, o resultado final será um produto desenvolvido com base nas melhores práticas nacionais e internacionais da gestão documental e que foi pensado para se adequar à realidade da sua organização. Uma solução que ajudará a instituição a operar com mais eficiência e organização.

Dúvidas?

Nossa equipe especializada está pronta para responder a todas as suas perguntas sobre o serviço de Produção de Manuais Técnicos de Gestão Documental e te mostrar como a contratação contribui para superar seu desafio de negócio.

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