A informação, a cada dia que passa, se torna mais valiosa e vem sendo considerada inclusive como arma secreta de competitividade nas empresas. Exatamente por isso, deve ser manuseada levando em conta todo o valor que possui, por meio de estratégias de tratamento e armazenamento. Tal postura é apontada por especialistas como inteligência nos negócios.

E para acompanhar toda essa tendência e ritmo que o mercado vem impondo, incorporado cada vez mais pelos benefícios da tecnologia, os melhores caminhos das soluções e transformações digitais, que apesar de modernas, inovadoras, quebrando padrões e costumes antigos e enraizados, não implicam em tanta complexidade como muitos empreendedores e gestores pensam ao cogitar a possibilidade de adotá-las como ferramentas de trabalho.

Mas nessa área, antes de tudo é sempre preciso analisar o cenário sob a perspectiva do custo/benefício. E olhando rapidamente pelo lado do benefício, é possível verificar a versatilidade e demais benesses que soluções desse tipo oferecem, com otimização de diversos setores e situações na indústria, comércio e serviços, com atrativos desde a redução de tempo de trabalho até a simplificação de processos. Assim, o investimento logo se converterá na sempre perseguida redução de custos.

Passemos então para o que seriam exatamente essas vantagens. E a primeira delas é a valiosa contribuição na hora de traçar estratégias. Isso, porque, adotar uma solução tecnológica para armazenamento e consolidação de dados, de forma sistemática e contínua, facilita e muito no processo de localização e análise de informações do negócio ou instituição.

A partir disso, já podemos passar a vislumbrar a tão buscada redução de custos, visto que a tomada de decisões passará a ser feita com base no fornecimento dessas informações organizadas e disponibilizadas de maneira a tornar o processo de gestão mais assertivo e efetivo. A consequência é simplesmente real economia de tempo e dinheiro, que poderão ser investidos em situações e áreas mais estratégicas, e porque não dizer, vitais, do empreendimento em questão.

E não podemos esquecer uma área muito delicada e que demanda muito mais cuidado com o decorrer do tempo, a área de segurança da informação, da necessidade de manter-se não apenas a sua proteção, mas a sua integridade. O que pode ser facilmente possibilitado com softwares de armazenamento de dados, pois já são estruturados para desenvolver processos com os devidos níveis de proteção necessários, aptos a combater eventuais situações de risco.

Assim, com todas essas condições favoráveis, oportunizadas pelos mecanismos de armazenamento e organização de dados, naturalmente o negócio passará a desenvolver um melhor relacionamento com o público, se tornará ainda mais competitivo e alcançará maiores chances de inovação e expansão.

E então, já tinha parado para pensar em como a organização e arquivamento correto de informações pode influenciar no desempenho do seu negócio? Mas o melhor é que agora você sabe como esse setor pode ser utilizado muito mais ao seu favor do que se poderia imaginar.

Quem nunca ouviu falar no ditado: “Tempo é dinheiro”? A automação se encaixa como uma luva neste dito popular. Isso porque o ritmo competitivo do mercado exige comunicação e serviços cada vez mais rápidos e eficientes disponibilizados aos clientes.

Mas você sabe o que é exatamente a automação? Trata-se de um recurso tecnológico que funciona na transformação de atividades de rotina das empresas, tornando-as processos automáticos, com resultados rápidos e eficientes, por meio de softwares.

Esse recurso, porque não chama-lo de revolucionário, permite atender o cliente com o mínimo que ele espera, ou seja, garantindo mais rapidez e eficiência, porque antes de mais nada, consegue promover uma organização maior da empresa, com sistemas que atuam por meio de controles e fluxos de trabalho.

E esse tipo de software é disponibilizado para todo tipo de negócio, desde o comércio, passando pelo serviço até a indústria, com ferramentas voltadas para logística, para gestão, emissão de documentos, entre outros.

Com isso, em detalhes, toda essa rapidez e eficiência oportunizada, ocorre em razão de outros degraus pelos quais o processo de automação passa, como integração de informações, pois oferece reunir todos os dados de gestão em uma única plataforma, de maneira sistemática e organizada.

Outro degrau alcançado é a maior mobilidade que o processo de automação oferece a toda equipe do empreendimento, que pode acessar a plataforma digital implantada, de qualquer lugar, e assim desenvolver qualquer tarefa a qualquer momento e local.

O controle de todas as ações e desempenho de qualquer setor ou situação do negócio é também um degrau muito importante que o gestor ou empreendedor saiba ao instalar o processo de automação, pois o tempo de resposta a diversas demandas que exigem o total controle da gestão seja onde ou a que tempo for, acaba sendo mais acessível e eficiente também.

Diante disso, podemos refletir sobre o fato de que a necessidade de se inserir nas novidades que o mundo da tecnologia vem oferecendo se torna cada vez mais urgente, se levarmos em conta também a sobrevivência do negócio no mercado sempre competitivo e com ritmo cada dia mais acelerado.

Simplificar processos então, adotando as facilidades tecnológicas, tem se mostrado o caminho mais rápido e eficaz para além da sobrevivência das empresas, mas também para expansão e longevidade.

Que a digitalização de documentos em papel é o melhor caminho para garantir a preservação de conteúdos e ainda eliminar utilização de grandes espaços físicos de armazenamento é um ponto pacifico a que já chegamos. Mas, a dúvida quanto a segurança de acesso desses documentos a partir do armazenamento por meio de sistemas online é algo que ainda causa dúvidas na cabeça de muita gente. Vamos então aos esclarecimentos!

Antes de tudo é preciso saber que as empresas têm a possibilidade de terem a digitalização das informações preparadas de maneira que os documentos são separados previamente por tipos de e níveis de confidencialidade.

Assim, as empresas que estão em processo de digitalização dos documentos ou que já atuam dessa maneira, contam com opções de restrição de acessos, selecionados por meio eletrônico de gerenciamento de documentos para a classificação de perfil das pessoas que deverão manusear arquivos, documentos e processos.

Além disso, no processo de captação das informações dos documentos, o trabalho de gestão documental analisa todo o conteúdo, visando a aplicação devida das regras de organização e segurança dos documentos, já atuando com foco na proteção e acesso.

Essa análise de conteúdo, promovida no trabalho de gestão documental serve já de antemão para a definição dos níveis de acesso de cada usuário do empreendimento envolvido no processo e esses níveis de acesso são definidos levando em conta sempre o a necessidade de confidencialidade de cada documento digitalizado.

Levando em conta todo esse processo, é possível afirmar que os documentos digitalizados apresentam maior segurança não apenas pela garantia da durabilidade dos registros conservados pelo processo de digitalização, mas também pelos mecanismos aplicados para concessão de autorizações de acessos.

Portanto, uma empresa que opta pela digitalização passa a trilhar não apenas um caminho para ser mais eficiente, mas também mais segura para si e para os clientes que atende, que não terão dados expostos com a facilidade de um arquivo de metal e ainda contarão com mecanismos mais céleres nos serviços que buscam.

Até hoje, muitos empreendedores cultivam dúvidas sobre a transformação digital dos negócios, levando principalmente a questão da segurança de dados. Como trata-se de uma tendência cada dia mais difícil de fugir, pois faz parte não apenas do cotidiano comercial, mas dos hábitos de vida das pessoas e relações sociais, é preciso se apressar em entender esse processo de transformação e tudo que o envolve, para buscar o quanto antes essa mudança e não ficar para trás.

Primeiro de tudo, é importante destacar que além de todas as soluções tecnológicas inteligentes criadas para a transformação digital com a devida segurança de dados, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), veio para aperfeiçoar essas práticas, exigindo mais e melhores mecanismos de segurança focados na proteção de dados como um todo, mas, sobretudo, no cidadão, ou seja, dos clientes atendidos pelo empreendimento.

Desta maneira, é necessário que o empreendedor interessado em promover este avanço nos negócios tenha completa noção que a empresa não somente passará por um processo de automatização e aceleração de atividades e serviços que ela oferece, mas por uma transformação que envolve mudança organizacional e aprofundamento nos protocolos de tratamento e armazenamento para segurança de dados, visando evitar qualquer tipo de ataque ao sistema ou utilização inadequada de informações.

Isso tudo, depende muito da escolha dos sistemas e soluções a serem utilizados, que devem ser adotados buscando inicialmente uma customização para o negócio, pois as mudanças e adoção de novas tecnologias devem ser adaptadas às suas necessidades; e também o know-hall da empresa que vai encabeçar essa missão junto ao seu negócio, que passará a atuar não apenas com mais eficiência e rapidez, mas com mais segurança e credibilidade no mercado.

Para facilitar essa escolha, apresentamos algumas dicas básicas:

-Verifique junto à empresa de transformação digital qual o sistema/plataforma de tratamento e armazenamento que utilizam e o nível se segurança que oferecem;

-Que práticas de governança pretendem desenvolver junto ao seu empreendimento e se elas poderão ser customizadas, ou seja, adaptadas às necessidades do seu negócio;

-Que procedimentos preparatórios a empresa busca promover, como por exemplo, um trabalho de diagnóstico do ambiente da empresa, antes da implantação das mudanças propostas para a transformação digital. É fundamental que a empresa tenha amplo conhecimento das necessidades e realizada do seu empreendimento;

-Como será o programa de monitoramento de dados durante o processo e o de acompanhamento pós-implantação que a empresa deverá oferecer.

A cada dia que passa a Gestão Documental tem sido pauta dentre as necessidades principais das empresas que visam alcançar melhores resultados, pois tal atividade vai além da organização, com benefícios como mais eficiência e rapidez na tramitação de processos e entrega de serviços.

Mas o que muitos não se atentam é que a rotina com a Gestão Documental pode também influenciar diretamente nas finanças, com a redução de gastos, por exemplo, com papelaria (pastas, papeis, envelopes, entre outros), mobiliário para arquivamento, insumos (grampos, tonners, carimbos), equipamentos para impressão, energia (para realização de impressões), logística de comunicação e informações, até espaço físico e gasto com pessoal para manutenção e organização do local onde a documentação é armazenada.

Um dos primeiros passos para a gestão de documentos é a digitalização de todo o arquivo em papel existente na empresa ou instituição. Uma vez digitalizado esse material, o empreendimento estará próximo da era digital, o que representa uma empresa/instituição mais produtiva, eficaz e sustentável, com a eliminação de resíduos, tempo de tramitação manual e arquivamento, além de um maior alcance de resultados com a eliminação de velhas práticas com manuseio de documentos, trazendo um ganho no desempenho funcional e nas atividades coorporativas e de relacionamento comercial.

O gasto de tempo que pode ser empregado para outras ações necessárias para o empreendimento também pode ser evitado, já que toda a documentação existente passará a ser disponibilizada de maneira virtual, sendo gerenciada primariamente por sistemas tecnológicos, necessitando apenas de comandos manuais para o acesso desse material.

A utilização de pessoal passa a ser empregada em atividades fins do empreendimento, com profissionais focados nas atribuições essenciais que lhes cabem e que são mais importantes de maneira direta para a proposta de atuação da empresa/instituição. O resultado é a melhoria visível no desempenho também dentre os colaboradores e por consequência, do empreendimento. Diante do cenário apresentado, podemos analisar ainda que, para a implantação da Gestão Documental, é recomendável a terceirização da iniciativa, pois estrategicamente, além de obter um serviço especialização e mais eficiente, outro corte de custo seria com profissionais dessa área que futuramente passam a deixar de fazer parte das necessidades da empresa/instituição ou com treinamentos de profissionais que já fazem parte do empreendimento, mas contratados para outras atividades. A ideia é que cada empresa/instituição se dedique prioritariamente para as atividades para as quais foram criadas e assim entreguem produtos/serviços mais eficientes e com maior qualidade ao cliente.

A transformação digital tem se tornado uma poderosa arma do bem em defesa das melhores práticas de negócio. Isso porque esse já é um processo irreversível, devido ao envolvimento não apenas das empresas, mas, sobretudo do público, dos consumidores, que a cada dia estão mais imersos dos serviços diversos oferecidos pelo desenvolvimento tecnológico.

Mesmo um negócio ainda de pequeno porte, mas que almeje crescimento, busca ferramentas tecnológicas para o desenvolvimento dos produtos e serviços disponibilizados aos consumidores, indo desde a utilização de um serviço de caixa registradora automatizada, precificação e contagem de estoque, até a comunicação digital com a clientela. O ritmo imposto pela tecnologia e a aceitação desse processo pelo público consumidor faz com que os empreendimentos tenham que se inserir rapidamente para não ficar para trás nessa corrida pelos melhores resultados.

Um fator importante e atual, que influencia com urgência em todo esse contexto da transformação digital é a pandemia causada pelo novo Coronavírus (Covid-19), que gerou a necessidade uma maior capacidade de acesso do público a produtos e serviços disponíveis de forma prática e sem necessidade de interação física e pessoal, permitindo a gestão integrada de tecnologia sistêmica a aplicativos móveis, com maior utilização desses dispositivos, que passaram a fazer parte cotidiana da vida das pessoas.

Assim, empresas e instituições cada dia mais procuram o uso de tecnologias que permitam transformar serviços e a forma de se comunicar com seu usuário final.

Mas como se dá esse processo?

Primeiro é importante internalizar que a transformação digital envolve mais que a implantação de sistemas tecnológicos. Se trata de uma mudança de olhar, de postura, de comportamento. É também uma transformação cultural dentro da empresa ou instituição que busca resultados mais atualizados dentro do mercado.

Existe a necessidade de investir em tecnologia? Sim. É primordial. No entanto, uma atuação muita mais holística é necessária, com a aplicação de novas práticas organizacionais e estratégicas, além de mudanças estruturais dentro do negócio, tendo como conceito básico a inovação.

Para isso, algumas ferramentas tecnológicas podem ser utilizadas para a implantação de coleta, identificação e interpretação de dados; para armazenamento de dados; organização de atividades; automação de processos e muitas outras atividades do empreendimento. Nesse sentido, a recomendação é a terceirização desse processo, com a atuação de empresa que tenha expertise na realização de todo o processo que iniciará da saída do estado analógico do negócio para uma nova era digital.

Confira as vantagens da transformação digital para seu negócio:

1º . Transformação do estado físico para o digital;

2º . Automação de processos;

3º . Maior organização e armazenamento de dados;

4º . Acesso mais rápido e fácil a informações;

5º . Mais segurança e versatilidade no armazenamento de informações;

6º . Integração entre os setores

7º . Comunicação com maior velocidade entre o público interno e externo;

8º . Redução de gastos com equipamentos, materiais e insumos para produção documental em papel;

10º . Ampliação do alcance dos serviços para o público