Sempre que pensamos em valores financeiros devemos levar em conta o retorno que o investimento oportunizará. Especialistas da área de Gestão Documental e Transformação Digital estimam que uma empresa que migra para a era digital, deixando para trás carimbos, pastas e papeis, reduz em torno de 30% a 40% dos gastos previstos em orçamento.

Tudo que se gastava com insumos como resmas de papel, grampos, clipes, grampeadores, pastas organizadoras e toners, além de equipamentos como impressoras, e mobiliário como armários e escaninhos, deixa de existir ou é reduzido ao máximo, assim como o espaço e tempo destinado para manuseio de materiais e manutenção de locais de conservação e armazenamento de arquivos em papel.

Informações divulgadas pelo Governo Federal dão conta que nos últimos anos gastou-se uma média anual de R$ 500 milhões para armazenamento e conservação de arquivos em papel. Dados macros que podem contextualizar como o trabalho analógico ainda representa maiores gastos nas organizações.

Com a implantação da cultura digital dentro de uma empresa, atividades como registros de estoque, que levaria no mínimo cerca de meia hora para ser realizado em uma planilha de Excel operada manualmente, por meio do sistema próprio da empresa, tanto o cadastro, como o controle passa a ser registrado e acompanhado por menos de um terço deste tempo.

Este é um exemplo claro de como a transformação digital mais promove ganhos, que aumento de custos, pois otimiza além do tempo necessário para o trabalho dos profissionais e com isso melhora o desempenho, mas promove novas condições de desenvolvimento de uma empresa que pode se dedicar à verdadeira vocação para qual nasceu, que para atividades processuais analógicas que engessavam parte das atividades necessárias à entrega de produtos e serviços, reduzindo ainda a possibilidade de erros em procedimentos realizados apenas manualmente.

Digitalizar não se trata de um alto gasto, mas de um investimento importante para tornar qualquer organização mais moderna, célere e eficiente, entrando ainda definitivamente para os conceitos de sustentabilidade cada vez mais buscados como valores necessários na hora da escolha de consumidores.

Arquivos e processos, tramitados e armazenados digitalmente promovem as condições adequadas para o planejamento e investimentos mais estratégicos de qualquer negócio. Obtenha mais detalhes conosco sobre como entrar na era digital e obter melhores resultados para o seu empreendimento.

Poder ter acesso a processos, serviços, documentos ou qualquer informação seja de onde for e de forma segura. Esse seria um cenário ideal para o melhor funcionamento da sua empresa? Saiba que é mais possível e fácil do que imagina.

O fato é que, atualmente, qualquer empreendedor pode trabalhar e controlar todas as atividades empresariais de qualquer lugar que precise estar, por meio apenas de um ambiente virtual organizado. Para isso, necessita apenas de um computador ou celular com acesso à internet, e o mais importante: a digitalização da empresa.

Atuar na era digital significa tornar a empresa mais eficiente e produtiva, deixando para trás diversas outras que ainda trabalham com impressões e carimbos, e ainda administrando custos desnecessários para os dias de hoje.

O primeiro passo para dar início a essa transformação tão necessária é buscar uma análise situacional do negócio e a partir desse diagnóstico, envolvendo pontos fracos e fortes do funcionamento empreendimento, definir uma estratégia de atuação digital, levando em conta todos os setores da organização e objetivos de cada um.

Com base nisso é possível dar início a implantação de um novo modelo de funcionamento da empresa, agora na era digital, tendo como medida primordial a mudança cultural dentro da empresa, buscando o envolvimento e entendimento de todos os colaboradores. Um trabalho de sensibilização deverá ser realizado, visando garantir que esse processo de transformação seja eficiente.

Estado toda a equipe sensibilizada e preparada para lidar com as novas diretrizes de funcionamento do empreendimento, as ações práticas são fases mais fáceis para implementação e adaptação:

-A escola de uma plataforma virtual de trabalho;

-Planejamento de etapas para a digitalização documental;

-Preparação de documentos para digitalização (retirada de resíduos, higienização, classificação, organização e separação);

-Digitalização (Procedimento de disponibilização do documento em papel em formato digital);

-Indexação (classificação, organização e disponibilização em ambiente digital);

Digitalização documental finalizada, a Gestão Documental entra em ação, pois trata-se de um processo constante organizacional, envolvendo não apenas a digitalização de documentos, mas a constante organização, por meio da automação de procedimentos dentro da empresa.

A nova realidade passará a ser atuação em ambiente digital, tendo disponível armazenamento de dados; padronização de processos; assinatura eletrônica; acesso documental; mapeamento e monitoramento de processos, informações e atividades.

Tudo isso influenciará diretamente atividades internas e externas da organização, com resultados concretos nos negócios, que precisam além de estar atentos as atualizações de mercado, também aumentando a capacidade de superação e adaptação as novas práticas no mundo empreendedor cada dia mais digital.

A Gestão Documental é uma das principais práticas necessárias para o processo de Transformação Digital de uma empresa ou instituição. E tal processo atualmente não é apenas necessário para redução de gastos e ampliação de atuação de empreendimentos no mercado, se tornou essencial para preservar vidas.

Os procedimentos aplicados contribuem com a segurança sanitária de colaboradores da empresa ou instituição e dos clientes/público externo, pois além de proteger documentos com serviços de higienização e manuseio de preservação para o processo de digitalização, põe fim a tramitação manual de documentos impressos, que apresentam maior dificuldade de desinfecção em uma rotina de trabalho analógica.

A partir da digitalização são criadas condições adequadas não apenas de home office, que já faz parte da realidade de grande parte do mercado de trabalho, mas também da rotina virtual como um todo, que já vem sendo oferecida por diversas empresas e instituições no mundo.

Assim, além de cumprir com a solução para o atendimento de uma urgência sanitária, a Gestão Documental que envolve além do trabalho de preservação, organização e armazenamento de dados, oferece a possibilidade de uma empresa ou instituição não paralisar as atividades que desenvolve, pois com a digitalização, a possibilidade de atuação em ambiente virtual se torna o maior aliado para a operacionalização de um empreendimento sejam em que espaço ou momento for.

Investir em organização/armazenamento de dados; automação de processos; e acesso remoto ao ambiente de trabalho são passos primordiais para que uma empresa com visão estratégica e preocupada com o maior capital que possui, ou seja, os colaboradores, siga enfrentando esse momento e alcançando os melhores resultados do mercado.

A transformação digital se tornou muito mais que uma tendência tecnológica, uma necessidade de mercado. Se tornou imperial para a vida das pessoas.

Efeitos práticos contra a pandemia do novo Coronavírus:

– Digitalização: transformação do físico para o digital;

– Virtualização: Acesso aos documentos e processos da empresa de maneira rápida e prática, e a possibilidade de reunião de trabalho, por meio de ambiente virtual;

-Distanciamento social: Fim da necessidade de trabalho presencial para manuseio de documentos ou processos, que poderão ser acessados por meio de sistemas tecnológicos a qualquer momento do dia ou qualquer lugar;

-Comunicação ampliada: Com todos os procedimentos de digitalização, armazenamento/organização, e automação devidamente implantados, a comunicação entre os colaboradores e público externo da instituição/empresa será ampliada, ganhando ainda mais rapidez e eficiência no processo, o que também refletirá na ampliação de possibilidades e resultados nos negócios.

A Gestão Documental é uma das principais práticas necessárias para o processo de Transformação Digital de uma empresa ou instituição. E tal processo atualmente não é apenas necessário para redução de gastos e ampliação de atuação de empreendimentos no mercado, se tornou essencial para preservar vidas.

Os procedimentos aplicados contribuem com a segurança sanitária de colaboradores da empresa ou instituição e dos clientes/público externo, pois além de proteger documentos com serviços de higienização e manuseio de preservação para o processo de digitalização, põe fim a tramitação manual de documentos impressos, que apresentam maior dificuldade de desinfecção em uma rotina de trabalho analógica.

A partir da digitalização são criadas condições adequadas não apenas de home office, que já faz parte da realidade de grande parte do mercado de trabalho, mas também da rotina virtual como um todo, que já vem sendo oferecida por diversas empresas e instituições no mundo.

Assim, além de cumprir com a solução para o atendimento de uma urgência sanitária, a Gestão Documental que envolve além do trabalho de preservação, organização e armazenamento de dados, oferece a possibilidade de uma empresa ou instituição não paralisar as atividades que desenvolve, pois com a digitalização, a possibilidade de atuação em ambiente virtual se torna o maior aliado para a operacionalização de um empreendimento sejam em que espaço ou momento for.

Investir em organização/armazenamento de dados; automação de processos; e acesso remoto ao ambiente de trabalho são passos primordiais para que uma empresa com visão estratégica e preocupada com o maior capital que possui, ou seja, os colaboradores, siga enfrentando esse momento e alcançando os melhores resultados do mercado.

A transformação digital se tornou muito mais que uma tendência tecnológica, uma necessidade de mercado. Se tornou imperial para a vida das pessoas.

Efeitos práticos contra a pandemia do novo Coronavírus:

– Digitalização: transformação do físico para o digital;

– Virtualização: Acesso aos documentos e processos da empresa de maneira rápida e prática, e a possibilidade de reunião de trabalho, por meio de ambiente virtual;

-Distanciamento social: Fim da necessidade de trabalho presencial para manuseio de documentos ou processos, que poderão ser acessados por meio de sistemas tecnológicos a qualquer momento do dia ou qualquer lugar;

-Comunicação ampliada: Com todos os procedimentos de digitalização, armazenamento/organização, e automação devidamente implantados, a comunicação entre os colaboradores e público externo da instituição/empresa será ampliada, ganhando ainda mais rapidez e eficiência no processo, o que também refletirá na ampliação de possibilidades e resultados nos negócios.